Cara Membuat dan Menggunakan
Template Kontrak Rental
Ownima memungkinkan Anda membuat kontrak rental PDF secara otomatis antara layanan rental Anda dan pelanggan. Kontrak dibuat untuk reservasi tertentu, baik untuk mobil, motor, maupun jenis kendaraan lainnya.
Catatan: tangkapan layar dalam panduan ini ditampilkan dalam bahasa Inggris. Antarmuka tersedia dalam bahasa berikut: Rusia, Inggris, Thailand, Portugis, Spanyol, Indonesia, dan Vietnam.
Langkah 1.
Pahami cara kerja template kontrak
Sistem secara otomatis menambahkan detail utama reservasi ke dalam kontrak: nomor reservasi, sumber pesanan, tanggal pembuatan, informasi kendaraan, tanggal “Pick-up” dan “Return”, periode rental, harga rental, deposit, dan total harga.
Dokumen juga mencakup detail perusahaan rental, detail pelanggan, informasi kontak kedua pihak, dan kolom tanda tangan.
Header kontrak dan bagian bawah dengan detail para pihak dibuat secara otomatis dan memiliki struktur yang sama untuk semua kontrak.
Teks utama kontrak ditempatkan di antara dua bagian tersebut. Teks ini dibuat dan diedit oleh perusahaan rental di dalam template kontrak.
Anda dapat membuat template kontrak dalam jumlah tidak terbatas. Ini berguna jika Anda memiliki ketentuan rental yang berbeda untuk mobil, motor, atau jenis kendaraan lainnya, atau jika Anda memerlukan kontrak dalam beberapa bahasa.
Di dalam teks utama template, Anda dapat menambahkan aturan rental, ketentuan tanggung jawab, ketentuan pembayaran, aturan pengembalian deposit, denda, batasan jarak tempuh, persyaratan bahan bakar, dan ketentuan lain yang digunakan oleh perusahaan Anda.
Catatan: variabel tidak dapat digunakan di dalam teks template kontrak. Detail pelanggan dan reservasi hanya ditambahkan secara otomatis ke header standar dan bagian bawah kontrak. Teks utama template tetap bersifat tetap dan diedit secara manual oleh perusahaan rental.
Kontrak PDF yang sudah selesai dapat dicetak atau dikirim kepada pelanggan.
Langkah 2.
Buat template kontrak
Untuk membuat template kontrak, buka bagian “Contract templates” di menu samping.
Ketuk “Add new” dan masukkan nama template, misalnya “Economy cars”.
Lalu ketuk “Apply”.
Jika Anda ingin mengedit template yang sudah ada, ketuk template tersebut di daftar.
Langkah 3.
Edit teks kontrak
Masukkan teks perjanjian rental dengan ketentuan yang digunakan oleh perusahaan rental Anda.
Kolom ini tidak mendukung variabel reservasi. Misalnya, Anda tidak dapat memasukkan nama pelanggan, harga, nomor telepon, atau detail pihak lain secara otomatis ke dalam teks ini.
Detail tersebut ditambahkan secara otomatis ke header kontrak dan bagian bawah kontrak.
Setelah mengedit teks, ketuk “Save changes”.
Setelah menyimpan, Anda dapat melihat contoh kontrak dengan mengetuk “Preview PDF”.
Langkah 4.
Buat kontrak PDF untuk reservasi tertentu
Untuk mengunduh dan mencetak kontrak, buka reservasi yang diperlukan di bagian “Reservations” pada menu bawah.
Ketuk “Draw up a contract”.
Pilih template kontrak yang diperlukan dari daftar.
Setelah itu, sistem akan menawarkan untuk menyimpan kontrak PDF ke perangkat Anda.
Setelah file disimpan, Anda dapat mencetak kontrak atau mengirimkannya kepada pelanggan.
Di bawah ini adalah contoh kontrak selesai yang dibuat oleh sistem.
Selesai
Sekarang Anda dapat bekerja dengan template kontrak
Anda telah mempelajari cara membuat dan mengedit template kontrak di Ownima.
Sekarang Anda dapat menyiapkan template berbeda untuk berbagai jenis kendaraan, membuat kontrak PDF untuk reservasi tertentu, dan menggunakannya saat menyerahkan mobil, motor, atau kendaraan lain kepada pelanggan.
