Manajemen Sub-rent untuk
Bisnis Rental Mobil

Ownima memiliki bagian “Sub-rent suppliers” untuk mencatat penyelesaian dengan pemasok kendaraan. Bagian ini membantu menghitung akrual dan pembayaran kepada mitra secara otomatis, yaitu mitra yang menyediakan mobil, motor, skuter, atau kendaraan lain untuk dikelola oleh bisnis rental Anda.

Catatan: tangkapan layar dalam panduan ini ditampilkan dalam bahasa Inggris. Antarmuka tersedia dalam bahasa berikut: Rusia, Inggris, Thailand, Portugis, Spanyol, Indonesia, dan Vietnam.

Dalam banyak bisnis rental, tidak semua kendaraan dimiliki langsung oleh perusahaan rental. Sering kali, operator mengambil mobil, motor, skuter, atau kendaraan lain dari pemilik pribadi dan mengelolanya sebagai bagian dari fleet.

Proses biasanya berjalan seperti ini: pemilik kendaraan menyerahkan kendaraan untuk dikelola, sementara operator menyewakannya, mencari pelanggan, menerima reservasi, menyerahkan kendaraan, mengontrol pengembalian, dan menerima pembayaran dari penyewa.

Setelah itu, operator perlu melakukan penyelesaian dengan pemilik kendaraan. Dalam kebanyakan kasus, pembayaran dihitung sebagai persentase dari pendapatan rental. Misalnya, pemilik kendaraan menerima 70%, sementara operator menyimpan 30% untuk pengelolaan, pencarian pelanggan, dan penanganan proses rental.

Dalam praktiknya, perhitungan seperti ini sering dikelola secara manual: di spreadsheet, catatan, messenger, atau file akuntansi terpisah. Karena itu, mudah terjadi kesalahan, lupa melakukan pembayaran, kehilangan riwayat akrual, atau salah memahami berapa jumlah yang sudah dibayarkan kepada pemasok dan berapa yang masih harus dibayar.

Bagian “Sub-rent suppliers” di Ownima dibuat untuk mengotomatiskan penyelesaian seperti ini.

Sistem menghubungkan pemasok kendaraan dengan kendaraan tertentu, menerapkan ketentuan pembagian pendapatan yang telah disepakati, dan secara otomatis menghitung jumlah yang harus dibayarkan kepada pemasok setelah rental selesai.

Ini membantu operator melihat berapa pendapatan yang dihasilkan dari kendaraan milik pemasok, berapa jumlah yang harus diakru kepada pemasok, pembayaran apa saja yang sudah dilakukan, dan berapa saldo yang masih harus dibayarkan.

Bagian “Sub-rent suppliers” sangat berguna untuk perusahaan yang mengelola fleet campuran: sebagian kendaraan dimiliki oleh bisnis itu sendiri, sementara sebagian lainnya diserahkan untuk dikelola oleh pemilik pihak ketiga.

Alih-alih menghitung semuanya secara manual setelah setiap rental, Ownima secara otomatis menyimpan saldo untuk setiap pemasok dan menyimpan riwayat akrual serta pembayaran.

Di bawah ini adalah langkah-langkah dasar untuk mengatur dan menggunakan sistem akuntansi sub-rent.

Catatan: data pemasok kendaraan tidak dipublikasikan secara publik. Informasi tentang kepemilikan kendaraan, penyelesaian, akrual, dan pembayaran hanya digunakan di dalam perusahaan Anda. Dalam versi saat ini, pemasok tidak memiliki akun pribadi di Ownima dan tidak menerima notifikasi otomatis tentang akrual atau pembayaran. Bagian “Sub-rent suppliers” ditujukan untuk penggunaan internal oleh administrator atau pemilik bisnis rental.

Langkah 1.

Buat pemasok kendaraan

Untuk membuat pemasok kendaraan, buka bagian “Sub-rent suppliers” di menu samping aplikasi Ownima.

Daftar pemasok akan terbuka. Secara default, daftar ini mungkin kosong jika Anda belum menambahkan mitra apa pun.

Untuk menambahkan pemasok baru, ketuk “+ New supplier”.

Langkah 2.

Isi detail pemasok

Masukkan nama pemilik kendaraan atau nama perusahaan pemasok.

Tambahkan juga detail kontak: nomor telepon dan alamat email.

Setelah mengisi detail, ketuk “Next”.

Langkah 3.

Tentukan ketentuan kerja sama

Pada langkah ini, Anda perlu mengatur pembagian pendapatan antara pemasok kendaraan dan pemilik bisnis rental.

Geser slider pembagian pendapatan untuk menetapkan bagian dalam persentase.

“Supplier” adalah bagian untuk pemasok atau pemilik kendaraan.

“Fleet owner” adalah bagian untuk pemilik bisnis rental mobil, rental motor, atau rental kendaraan lainnya.

Misalnya, jika pemasok menerima 70% dan operator menyimpan 30%, atur pembagian sesuai dengan persentase tersebut.

Setelah menentukan ketentuan, ketuk “Next”.

Langkah 4.

Pilih kendaraan milik pemasok ini

Centang semua kendaraan yang dimiliki oleh pemasok ini.

Setelah itu, sistem akan melacak pendapatan dari kendaraan yang dipilih dan mengakru bagian pemasok sesuai dengan pembagian yang telah ditentukan.

Setelah memilih kendaraan, ketuk “Create supplier”.

Langkah 5.

Tinjau transaksi pemasok

Setelah kendaraan milik pemasok diserahkan kepada penyewa, sistem akan secara otomatis mengakru bagian pendapatan pemasok ke saldonya.

Di profil pemasok, Anda dapat melihat riwayat transaksi: akrual dari rental, pembayaran, dan saldo terutang saat ini.

Daftar ini membantu Anda dengan cepat memahami berapa pendapatan yang dihasilkan dari kendaraan milik pemasok, jumlah mana yang sudah diakru, dan pembayaran mana yang sudah dilakukan.

Langkah 6.

Catat pembayaran kepada mitra

Ketika Anda membayar uang kepada pemasok kendaraan, catat operasi ini di sistem.

Untuk membuat transaksi pembayaran, ketuk “Make a payout”.

Formulir pembayaran akan terbuka.

Kirim dana kepada pemasok menggunakan metode apa pun yang nyaman: transfer bank, tunai, cryptocurrency, atau metode pembayaran lain yang digunakan oleh perusahaan Anda.

Setelah itu, masukkan jumlah pembayaran.

Jika diperlukan, Anda dapat melampirkan bukti transfer dan menambahkan catatan pada transaksi.

Periksa bahwa semua detail sudah benar, lalu ketuk “Apply”.

Catatan: Ownima tidak memproses pembayaran antara Anda dan pemasok kendaraan. Di dalam sistem, Anda mencatat akrual dan pembayaran, sedangkan pembayaran sebenarnya dilakukan secara mandiri menggunakan metode apa pun yang nyaman bagi Anda.

Selesai

Sekarang Anda dapat melacak penyelesaian dengan pemasok kendaraan

Anda telah mempelajari cara membuat pemasok kendaraan, mengatur ketentuan pembagian pendapatan, menghubungkan kendaraan ke pemasok, dan mencatat pembayaran.

Gunakan bagian “Sub-rent suppliers” untuk mengelola saldo mitra secara otomatis, mengontrol akrual, menyimpan riwayat pembayaran, dan melihat saldo terutang saat ini untuk setiap pemasok kendaraan.