Serah Terima, Pengembalian, dan
Pemeriksaan Kondisi Kendaraan

Ownima memungkinkan Anda mencatat proses serah terima kendaraan dari perusahaan rental kepada penyewa, serta mencatat pengembalian kendaraan setelah periode rental selesai.

Catatan: tangkapan layar dalam panduan ini ditampilkan dalam bahasa Inggris. Antarmuka tersedia dalam bahasa berikut: Rusia, Inggris, Thailand, Portugis, Spanyol, Indonesia, dan Vietnam.

Saat menyerahkan mobil, motor, skuter, atau jenis kendaraan lainnya, administrator mencatat level bahan bakar, kilometer saat ini, foto kondisi kendaraan, dan juga mengonfirmasi bahwa pembayaran rental serta deposit sudah diterima.

Ini memberikan riwayat yang jelas untuk setiap reservasi bagi perusahaan rental. Catatan seperti ini membantu mencegah perselisihan dengan penyewa, mengonfirmasi kondisi kendaraan pada saat serah terima, mengontrol kilometer, memeriksa level bahan bakar saat kendaraan dikembalikan, dan menyimpan bukti jika terjadi kerusakan atau situasi lain yang diperdebatkan.

Untuk memulai serah terima kendaraan, reservasi harus memiliki status “Confirmed”. Di antarmuka, reservasi seperti ini ditampilkan dengan warna ungu.

Sumber reservasi dapat berbeda: reservasi offline yang dibuat secara manual, permintaan dari website booking Anda, atau reservasi dari aggregator Ownima di masa mendatang.

Kendaraan hanya dapat diserahkan pada tanggal mulai reservasi atau setelahnya. Jika tanggal mulai reservasi belum tiba, periode rental tidak dapat dimulai lebih awal.

Jika Anda perlu menyerahkan kendaraan untuk tanggal yang berbeda, batalkan reservasi saat ini dan buat reservasi baru untuk periode yang diperlukan.

Catatan: reservasi tidak dapat diedit setelah dibuat. Jika Anda perlu mengubah tanggal, kendaraan, atau ketentuan penting lainnya, Anda perlu membatalkan reservasi saat ini dan membuat yang baru. Ini diperlukan agar sistem dapat memeriksa ketersediaan kendaraan kembali dan memastikan bahwa tanggal yang dipilih memiliki slot waktu yang tersedia.

Di bawah ini adalah proses serah terima dan pengembalian kendaraan.

Langkah 1.

Mulai periode rental

Temukan reservasi yang diperlukan di layar utama pada bagian “Today”.

Anda juga dapat membuka reservasi dari bagian “Reservations” atau menemukannya di bagian “Timetable” pada kalender ketersediaan.

Buka reservasi.

Jika tanggal mulai reservasi adalah hari ini atau sudah lewat, tombol “Start rent period” akan aktif.

Ketuk “Start rent period” untuk memulai proses serah terima kendaraan kepada penyewa.

Langkah 2.

Catat kondisi kendaraan saat serah terima

Setelah mengetuk “Start rent period”, layar kondisi kendaraan akan terbuka.

Di layar ini, Anda perlu memasukkan data yang menjelaskan kondisi kendaraan pada saat serah terima.

Lampirkan foto kendaraan. Anda dapat mengambil foto dengan kamera atau mengunggah gambar dari galeri.

Kami menyarankan untuk mengambil foto kendaraan dari semua sisi, dan juga mencatat secara terpisah setiap kerusakan yang sudah ada, goresan, penyok, kondisi interior, dashboard, roda, dan detail penting lainnya.

Anda dapat melampirkan hingga 60 foto.

Masukkan level bahan bakar pada saat serah terima.

Masukkan kilometer saat ini.

Konfirmasikan bahwa pembayaran rental dan deposit untuk kendaraan sudah diterima.

Periksa bahwa semua detail sudah benar, lalu ketuk “Start rent period”.

Setelah itu, reservasi akan berpindah ke status “Collected”. Ini berarti kendaraan telah diserahkan kepada penyewa dan periode rental telah dimulai.

Langkah 3.

Catat kondisi kendaraan saat pengembalian

Ketika penyewa mengembalikan kendaraan, temukan reservasi yang diperlukan di aplikasi.

Jika pengembalian dijadwalkan untuk hari ini, reservasi dapat ditemukan di layar utama pada bagian “Today”.

Anda juga dapat membukanya dari bagian “Reservations” atau menemukannya di bagian “Timetable” pada kalender ketersediaan.

Buka reservasi dan ketuk “End rent period”.

Layar kondisi kendaraan saat pengembalian akan terbuka.

Di layar ini, Anda dapat melihat foto yang diambil saat serah terima dan membandingkannya dengan kondisi kendaraan saat ini.

Jika diperlukan, tambahkan foto baru ke riwayat kondisi kendaraan. Anda dapat mengambil foto dengan kamera atau mengunggahnya dari galeri.

Masukkan level bahan bakar saat pengembalian.

Masukkan kilometer saat ini.

Beri penilaian positif atau negatif kepada penyewa. Ini membantu meningkatkan pengalaman pengguna dan menyimpan riwayat interaksi dengan pelanggan.

Anda juga dapat meninggalkan ulasan atau komentar tentang penyewa. Sistem rating penyewa akan dikembangkan lebih lanjut di masa mendatang.

Periksa bahwa semua detail sudah benar, lalu ketuk “End rent period”.

Setelah itu, periode rental akan selesai dan reservasi akan berpindah ke status selesai.

Selesai

Sekarang Anda dapat mencatat serah terima dan pengembalian kendaraan

Anda telah mempelajari cara memulai periode rental, mencatat kondisi kendaraan saat serah terima, menambahkan foto, memasukkan level bahan bakar dan kilometer, mengonfirmasi pembayaran dan deposit, lalu menyelesaikan periode rental dengan benar saat pengembalian.

Gunakan proses ini untuk setiap reservasi. Dengan cara ini, Anda akan memiliki riwayat lengkap untuk setiap booking: kapan kendaraan diserahkan, bagaimana kondisinya, berapa kilometernya, berapa banyak bahan bakar di tangki, dan dalam kondisi apa kendaraan dikembalikan.

Ini membantu Anda mengontrol fleet, mengurangi risiko perselisihan dengan penyewa, dan menjaga operasional bisnis rental tetap teratur.