Cách tạo và sử dụng mẫu
hợp đồng thuê trong CRM
Ownima cho phép bạn tự động tạo hợp đồng thuê PDF giữa dịch vụ cho thuê của bạn và khách hàng. Hợp đồng được tạo cho một đặt thuê cụ thể của ô tô, xe máy hoặc một loại phương tiện khác.
Lưu ý: ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn này được hiển thị bằng tiếng Anh. Giao diện có sẵn bằng các ngôn ngữ sau: tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Thái, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Indonesia và tiếng Việt.
Bước 1.
Hiểu cách hoạt động của mẫu hợp đồng
Hệ thống tự động thêm các thông tin chính của đặt thuê vào hợp đồng: mã đặt thuê, nguồn đơn hàng, ngày tạo, thông tin phương tiện, ngày “Pick-up” và “Return”, thời gian thuê, giá thuê, tiền đặt cọc và tổng giá.
Tài liệu cũng bao gồm thông tin công ty cho thuê, thông tin khách hàng, thông tin liên hệ của cả hai bên và các trường chữ ký.
Phần đầu hợp đồng và phần dưới cùng với thông tin các bên được tạo tự động và có cùng cấu trúc cho tất cả hợp đồng.
Nội dung chính của hợp đồng được đặt giữa hai phần này. Nội dung này được công ty cho thuê tạo và chỉnh sửa trong mẫu hợp đồng.
Bạn có thể tạo không giới hạn số lượng mẫu hợp đồng. Điều này hữu ích nếu bạn có các điều khoản thuê khác nhau cho ô tô, xe máy hoặc các loại phương tiện khác, hoặc nếu bạn cần hợp đồng bằng nhiều ngôn ngữ.
Trong nội dung chính của mẫu, bạn có thể thêm quy định thuê, điều khoản trách nhiệm, điều kiện thanh toán, quy định hoàn trả tiền đặt cọc, tiền phạt, giới hạn quãng đường, yêu cầu về nhiên liệu và các điều khoản khác mà công ty của bạn sử dụng.
Lưu ý: không thể sử dụng biến bên trong nội dung mẫu hợp đồng. Thông tin khách hàng và thông tin đặt thuê chỉ được tự động thêm vào phần đầu tiêu chuẩn và phần dưới của hợp đồng. Nội dung chính của mẫu là nội dung cố định và được công ty cho thuê chỉnh sửa thủ công.
Hợp đồng PDF hoàn chỉnh có thể được in hoặc gửi cho khách hàng.
Bước 2.
Tạo mẫu hợp đồng
Để tạo mẫu hợp đồng, hãy mở phần “Contract templates” trong menu bên.
Nhấn “Add new” và nhập tên mẫu, ví dụ “Economy cars”.
Sau đó nhấn “Apply”.
Nếu bạn muốn chỉnh sửa một mẫu đã có, hãy nhấn vào mẫu đó trong danh sách.
Bước 3.
Chỉnh sửa nội dung hợp đồng
Nhập nội dung hợp đồng thuê với các điều khoản được công ty cho thuê của bạn sử dụng.
Trường này không hỗ trợ biến đặt thuê. Ví dụ, bạn không thể tự động chèn tên khách hàng, giá, số điện thoại hoặc thông tin khác của các bên vào nội dung này.
Các thông tin đó được tự động thêm vào phần đầu hợp đồng và phần dưới của hợp đồng.
Sau khi chỉnh sửa nội dung, nhấn “Save changes”.
Sau khi lưu, bạn có thể xem ví dụ hợp đồng bằng cách nhấn “Preview PDF”.
Bước 4.
Tạo hợp đồng PDF cho một đặt thuê cụ thể
Để tải xuống và in hợp đồng, hãy mở đặt thuê cần thiết trong phần “Reservations” ở menu phía dưới.
Nhấn “Draw up a contract”.
Chọn mẫu hợp đồng cần thiết từ danh sách.
Sau đó, hệ thống sẽ đề xuất lưu hợp đồng PDF vào thiết bị của bạn.
Sau khi lưu file, bạn có thể in hợp đồng hoặc gửi cho khách hàng.
Dưới đây là ví dụ về hợp đồng hoàn chỉnh được hệ thống tạo ra.
Hoàn tất
Bây giờ bạn có thể làm việc với mẫu hợp đồng
Bạn đã học cách tạo và chỉnh sửa mẫu hợp đồng trong Ownima.
Bây giờ bạn có thể chuẩn bị các mẫu khác nhau cho từng loại phương tiện, tạo hợp đồng PDF cho các đặt thuê cụ thể và sử dụng chúng khi bàn giao ô tô, xe máy hoặc phương tiện khác cho khách hàng.
