Quản lý Sub-rent cho doanh
nghiệp cho thuê xe
Ownima có phần “Sub-rent suppliers” để theo dõi quyết toán với nhà cung cấp phương tiện. Phần này giúp tự động tính các khoản ghi nhận và khoản thanh toán cho các đối tác cung cấp ô tô, xe máy, xe tay ga hoặc các loại phương tiện khác để doanh nghiệp cho thuê của bạn quản lý.
Lưu ý: ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn này được hiển thị bằng tiếng Anh. Giao diện có sẵn bằng các ngôn ngữ sau: tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Thái, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Indonesia và tiếng Việt.
Trong nhiều doanh nghiệp cho thuê, không phải tất cả phương tiện đều thuộc sở hữu trực tiếp của công ty cho thuê. Rất thường gặp trường hợp operator nhận ô tô, xe máy, xe tay ga hoặc các phương tiện khác từ chủ sở hữu cá nhân và quản lý chúng như một phần của đội xe.
Quy trình thông thường diễn ra như sau: chủ phương tiện giao phương tiện để quản lý, còn operator đưa phương tiện đó vào danh sách cho thuê, tìm khách hàng, nhận đặt thuê, bàn giao phương tiện, kiểm soát việc trả xe và nhận thanh toán từ người thuê.
Sau đó, operator cần quyết toán với chủ phương tiện. Trong hầu hết các trường hợp, khoản thanh toán được tính theo tỷ lệ phần trăm từ doanh thu cho thuê. Ví dụ, chủ phương tiện nhận 70%, còn operator giữ lại 30% cho việc quản lý, tìm khách hàng và xử lý quy trình cho thuê.
Trên thực tế, các khoản tính toán này thường được quản lý thủ công: trong bảng tính, ghi chú, ứng dụng nhắn tin hoặc các tệp kế toán riêng. Điều này dễ dẫn đến sai sót, quên thanh toán, mất lịch sử ghi nhận hoặc hiểu sai số tiền đã trả cho nhà cung cấp và số tiền còn phải thanh toán.
Phần “Sub-rent suppliers” trong Ownima được thiết kế để tự động hóa các khoản quyết toán này.
Hệ thống liên kết nhà cung cấp phương tiện với các phương tiện cụ thể, áp dụng các điều khoản phân chia doanh thu đã thỏa thuận và tự động tính số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp sau khi lượt thuê hoàn tất.
Điều này giúp operator thấy được phương tiện của nhà cung cấp đã tạo ra bao nhiêu doanh thu, cần ghi nhận bao nhiêu cho nhà cung cấp, những khoản thanh toán nào đã được thực hiện và số dư còn phải thanh toán là bao nhiêu.
Phần “Sub-rent suppliers” đặc biệt hữu ích cho các công ty quản lý đội xe hỗn hợp: một phần phương tiện thuộc sở hữu của chính doanh nghiệp, còn một phần được các chủ sở hữu bên thứ ba giao cho doanh nghiệp quản lý.
Thay vì tính toán mọi thứ thủ công sau mỗi lượt thuê, Ownima tự động duy trì số dư cho từng nhà cung cấp và lưu lịch sử ghi nhận cũng như thanh toán.
Dưới đây là các bước cơ bản để thiết lập và sử dụng hệ thống kế toán sub-rent.
Lưu ý: dữ liệu của nhà cung cấp phương tiện không được công khai. Thông tin về quyền sở hữu phương tiện, quyết toán, khoản ghi nhận và khoản thanh toán chỉ được sử dụng nội bộ trong công ty của bạn. Trong phiên bản hiện tại, nhà cung cấp không có tài khoản cá nhân trong Ownima và không nhận thông báo tự động về các khoản ghi nhận hoặc thanh toán. Phần “Sub-rent suppliers” được thiết kế để quản trị viên hoặc chủ doanh nghiệp cho thuê sử dụng nội bộ.
Bước 1.
Tạo nhà cung cấp phương tiện
Để tạo nhà cung cấp phương tiện, hãy mở phần “Sub-rent suppliers” trong menu bên của ứng dụng Ownima.
Danh sách nhà cung cấp sẽ mở ra. Theo mặc định, danh sách này có thể trống nếu bạn chưa thêm đối tác nào.
Để thêm nhà cung cấp mới, hãy nhấn “+ New supplier”.
Bước 2.
Điền thông tin nhà cung cấp
Nhập tên chủ phương tiện hoặc tên công ty cung cấp.
Ngoài ra, hãy thêm thông tin liên hệ: số điện thoại và địa chỉ email.
Sau khi điền thông tin, hãy nhấn “Next”.
Bước 3.
Thiết lập điều khoản hợp tác
Ở bước này, bạn cần thiết lập phân chia doanh thu giữa nhà cung cấp phương tiện và chủ doanh nghiệp cho thuê.
Di chuyển thanh trượt phân chia doanh thu để thiết lập tỷ lệ phần trăm.
“Supplier” là phần của nhà cung cấp hoặc chủ phương tiện.
“Fleet owner” là phần của chủ doanh nghiệp cho thuê ô tô, xe máy hoặc các loại phương tiện khác.
Ví dụ, nếu nhà cung cấp nhận 70% và operator giữ lại 30%, hãy thiết lập tỷ lệ phân chia tương ứng.
Sau khi thiết lập điều khoản, hãy nhấn “Next”.
Bước 4.
Chọn phương tiện của nhà cung cấp này
Đánh dấu tất cả phương tiện thuộc về nhà cung cấp này.
Sau đó, hệ thống sẽ theo dõi doanh thu từ các phương tiện đã chọn và ghi nhận phần của nhà cung cấp theo tỷ lệ phân chia đã thiết lập.
Sau khi chọn phương tiện, hãy nhấn “Create supplier”.
Bước 5.
Xem giao dịch của nhà cung cấp
Sau khi phương tiện của nhà cung cấp được bàn giao cho người thuê, hệ thống sẽ tự động ghi nhận phần doanh thu của nhà cung cấp vào số dư của họ.
Trong hồ sơ nhà cung cấp, bạn có thể xem lịch sử giao dịch: khoản ghi nhận từ các lượt thuê, khoản thanh toán và số dư còn phải thanh toán hiện tại.
Danh sách này giúp bạn nhanh chóng hiểu phương tiện của nhà cung cấp đã tạo ra bao nhiêu doanh thu, những khoản nào đã được ghi nhận và những khoản thanh toán nào đã được thực hiện.
Bước 6.
Ghi nhận khoản thanh toán cho đối tác
Khi bạn thanh toán tiền cho nhà cung cấp phương tiện, hãy ghi nhận thao tác này trong hệ thống.
Để tạo giao dịch thanh toán, hãy nhấn “Make a payout”.
Biểu mẫu thanh toán sẽ mở ra.
Gửi tiền cho nhà cung cấp bằng bất kỳ phương thức thuận tiện nào: chuyển khoản ngân hàng, tiền mặt, tiền điện tử hoặc phương thức thanh toán khác mà công ty của bạn sử dụng.
Sau đó, nhập số tiền thanh toán.
Nếu cần, bạn có thể đính kèm biên lai chuyển tiền và thêm ghi chú cho giao dịch.
Kiểm tra rằng tất cả thông tin đều chính xác, sau đó nhấn “Apply”.
Lưu ý: Ownima không xử lý thanh toán giữa bạn và nhà cung cấp phương tiện. Trong hệ thống, bạn lưu hồ sơ các khoản ghi nhận và thanh toán, còn các khoản thanh toán thực tế được thực hiện độc lập bằng bất kỳ phương thức nào thuận tiện cho bạn.
Hoàn tất
Bây giờ bạn có thể theo dõi quyết toán với nhà cung cấp phương tiện
Bạn đã học cách tạo nhà cung cấp phương tiện, thiết lập điều khoản phân chia doanh thu, liên kết phương tiện với nhà cung cấp và ghi nhận khoản thanh toán.
Sử dụng phần “Sub-rent suppliers” để tự động duy trì số dư của đối tác, kiểm soát các khoản ghi nhận, lưu lịch sử thanh toán và xem số dư còn phải thanh toán hiện tại cho từng nhà cung cấp phương tiện.
