Theo dõi thu nhập và chi phí cho
doanh nghiệp cho thuê xe

Ownima có phần tài chính dành cho doanh nghiệp cho thuê phương tiện. Phần này giúp bạn theo dõi thu nhập từ hoạt động cho thuê, thêm chi phí kinh doanh và nhanh chóng hiểu kết quả tài chính trong khoảng thời gian đã chọn.

Lưu ý: ảnh chụp màn hình trong hướng dẫn này được hiển thị bằng tiếng Anh. Giao diện có sẵn bằng các ngôn ngữ sau: tiếng Nga, tiếng Anh, tiếng Thái, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Indonesia và tiếng Việt.

Bước 1.

Hiểu phần “Finances” được dùng để làm gì

Phần “Finances” được thiết kế cho kế toán quản trị nội bộ trong doanh nghiệp cho thuê.

Phần này giúp chủ doanh nghiệp hoặc quản trị viên nhìn thấy bức tranh tài chính tổng thể: doanh nghiệp kiếm được bao nhiêu, đã chi bao nhiêu và còn lại bao nhiêu sau khi trừ chi phí.

Các giao dịch thu nhập được hệ thống tạo tự động khi phương tiện được bàn giao cho khách hàng theo một đặt thuê.

Các giao dịch chi phí được thêm thủ công. Chúng có thể bao gồm chi phí bảo dưỡng phương tiện, sửa chữa, bảo hiểm, chi phí văn phòng, lương, dịch vụ nhà thầu và các chi phí khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp cho thuê.

Lưu ý: phần “Finances” không thay thế kế toán chính thức và không tính thuế. Các vấn đề về thuế, báo cáo và khoản thanh toán bắt buộc cần được xác nhận với kế toán địa phương, tư vấn thuế hoặc cơ quan nhà nước tại quốc gia của bạn.

Bước 2.

Mở phần “Finances”

Để mở phần kế toán tài chính, hãy nhấn “Finances” trong menu phía dưới của ứng dụng.

Màn hình chính hiển thị tóm tắt tài chính cho tháng hiện tại:

• “Total”. Kết quả cuối cùng cho tháng đã chọn.
• Income. Tổng thu nhập cho tháng đã chọn.
• Expense. Tổng chi phí cho tháng đã chọn.
• Transaction list. Danh sách tất cả các giao dịch tài chính cho tháng đã chọn.

Theo mặc định, hệ thống hiển thị dữ liệu của tháng hiện tại.

Để xem một khoảng thời gian khác, hãy nhấn vào tên tháng hiện tại và chọn tháng cần xem.

Bạn cũng có thể lọc giao dịch theo loại:

• “Income”. Chỉ hiển thị các giao dịch thu nhập.
• “Expense”. Chỉ hiển thị các giao dịch chi phí.

 

Bước 3.

Kiểm tra các giao dịch thu nhập

Không thể tạo giao dịch thu nhập thủ công nếu không có đặt thuê.

Giao dịch này được tạo tự động khi phương tiện được bàn giao cho người thuê và trạng thái đặt thuê chuyển từ “Confirmed” sang “Collected”.

Quản trị viên cho thuê không cần thực hiện thêm hành động nào. Khi phương tiện được bàn giao cho khách hàng, hệ thống sẽ tự động thêm giao dịch thu nhập vào phần “Finances”.

Giao dịch thu nhập hiển thị số tiền thuê của một đặt thuê cụ thể. Điều này giúp bạn theo dõi thu nhập thực tế từ hoạt động cho thuê phương tiện.

Lưu ý: nếu đặt thuê bị hủy sau khi bàn giao phương tiện, ví dụ khách hàng từ chối phương tiện ngay lập tức, giao dịch tài chính liên quan sẽ bị xóa khỏi danh sách thu nhập.

Bước 4.

Thêm giao dịch chi phí

Các giao dịch chi phí được quản trị viên doanh nghiệp cho thuê thêm thủ công.

Để thêm một khoản chi phí mới, hãy nhấn “+” ở góc trên bên phải màn hình.

Biểu mẫu giao dịch chi phí sẽ mở ra.

Điền các trường sau:

• Operation type. Ví dụ: bảo dưỡng, sửa chữa, lương, văn phòng, bảo hiểm hoặc một loại chi phí khác.
• Amount. Nhập số tiền bằng đơn vị tiền tệ kế toán của bạn.
• Date. Chọn ngày phát sinh chi phí.
• Vehicle. Trường này không bắt buộc. Điền trường này nếu chi phí liên quan đến một ô tô, xe máy hoặc phương tiện cụ thể.
• Description. Thêm ghi chú tự do về giao dịch này.

Nếu chi phí liên quan đến một phương tiện cụ thể, hãy chọn phương tiện đó trong trường Vehicle. Trong trường hợp này, giao dịch sẽ được đưa vào phần phân tích của phương tiện đó.

Nếu chi phí liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, ví dụ tiền thuê văn phòng hoặc lương nhân viên, bạn có thể để trống trường Vehicle.

Kiểm tra rằng tất cả thông tin đều chính xác, sau đó nhấn “Add expense”.

Sau khi lưu, khoản chi phí sẽ xuất hiện trong danh sách giao dịch tài chính của tháng đã chọn.

Lưu ý: phần “Finances” không bao gồm các khoản thanh toán hoa hồng Ownima cho đơn hàng từ aggregator. Các giao dịch này được hiển thị trong một phần riêng. Phần này cũng không hiển thị quyết toán với nhà cung cấp sub-rent. Để làm việc với nhà cung cấp phương tiện, hãy sử dụng phần “Sub-rent suppliers”.

Hoàn tất

Bây giờ bạn có thể sử dụng kế toán tài chính

Bạn đã học cách sử dụng phần “Finances” trong Ownima.

Bây giờ bạn có thể theo dõi thu nhập từ cho thuê phương tiện, thêm chi phí, xem kết quả tài chính hàng tháng và phân tích chi phí cho từng phương tiện cụ thể.

Sử dụng “Finances” để kiểm soát nội bộ doanh nghiệp: ghi nhận chi phí đúng lúc, kiểm tra khả năng sinh lời của hoạt động cho thuê và theo dõi bức tranh tài chính tổng thể của công ty bạn.