Đặt thuê Walk-in thủ công theo ngày thuê
Đặt thuê Walk-in là đơn đặt thuê được nhân viên văn phòng tạo thủ công khi khách hàng đến trực tiếp hoặc đặt qua điện thoại. Trong giao diện Ownima mới, đơn đặt thuê được tạo theo từng bước: trước tiên chọn ngày thuê, sau đó chọn phương tiện có sẵn, nhập thông tin khách hàng và xác nhận giá cuối cùng.
Lưu ý: ứng dụng có sẵn bằng nhiều ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Thái và tiếng Việt. Tên nút và mục menu có thể khác nhau ở các phiên bản ngôn ngữ khác nhau. Trong hướng dẫn CRM dành cho doanh nghiệp cho thuê này, ảnh chụp màn hình được lấy từ phiên bản giao diện tiếng Anh.
Bước 1.
Mở phần “Reservations” và nhấn “+”
Đi tới màn hình chính của CRM và chọn biểu tượng “Reservations” trong menu phía dưới. Đây là biểu tượng thứ ba từ bên trái.
Phần này hiển thị tất cả các đặt thuê hiện tại và sắp tới.
Để tạo đặt thuê mới, nhấn nút “+” ở phía dưới màn hình hoặc nút “+” ở góc trên bên phải.
Cửa sổ “New reservation” sẽ xuất hiện với hai tab: “By dates” và “By vehicle”.
Chọn tab “By dates” nếu bạn muốn tìm phương tiện có sẵn theo khoảng ngày thuê trước.
Bước 2.
Chọn ngày thuê
Trong tab “By dates”, nhấn “Select dates”.
Lịch để chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc thuê sẽ mở ra.
Nhấn ngày bắt đầu thuê, sau đó nhấn ngày trả xe.
Khoảng ngày đã chọn sẽ được tô màu tím.
Sau khi chọn cả hai ngày, nhấn “Confirm search” ở cuối lịch.
Hệ thống sẽ đưa bạn trở lại biểu mẫu, nơi khoảng ngày đã chọn được hiển thị trong các trường riêng biệt.
Nhấn “Next step” để mở danh sách phương tiện có sẵn trong các ngày này.
Bước 3.
Chọn phương tiện có sẵn
Ở bước “Choose vehicle”, hệ thống hiển thị tất cả phương tiện có sẵn trong các ngày đã chọn.
Ở phần trên của màn hình, bạn có thể thấy ngày thuê và giá đơn hàng đã được tính.
Danh sách gồm các thẻ phương tiện với ảnh, tên, năm sản xuất và giá cho khoảng thời gian đã chọn.
Chọn phương tiện cần thiết bằng cách bật công tắc ở bên trái ảnh của phương tiện.
Sau khi chọn phương tiện, nút “Next step” sẽ được kích hoạt.
Nhấn “Next step” để tiếp tục đến phần thông tin khách hàng.
Bước 4.
Nhập thông tin khách hàng và chọn tùy chọn bổ sung nếu cần
Trên màn hình “Enter details”, nhập tên người thuê vào trường “Rider’s name”.
Nhập số điện thoại của khách hàng vào trường “Phone number”.
Thông tin này được sử dụng để liên hệ với khách hàng và cũng sẽ được hiển thị trong hợp đồng.
Bên dưới, bạn sẽ thấy trường “Select extra options”.
Nhấn vào trường này để mở danh sách các dịch vụ bổ sung có sẵn cho phương tiện đã chọn.
Trong cửa sổ xuất hiện, chọn các tùy chọn mà khách hàng muốn thêm, chẳng hạn như bảo hiểm, ghế trẻ em hoặc giao xe.
Sau khi chọn các tùy chọn, nhấn “Save”.
Số lượng tùy chọn đã chọn sẽ được hiển thị trên nút.
Sau khi điền các trường, nhấn “Next step” để tiếp tục đến bước cuối cùng.
Bước 5.
Kiểm tra thông tin cuối cùng và xác nhận đặt thuê
Trên màn hình “Final step”, kiểm tra phần tóm tắt đặt thuê.
Phần tóm tắt bao gồm ngày thuê, phương tiện đã chọn, tên khách hàng, các tùy chọn bổ sung đã chọn nếu có, và tổng giá cho toàn bộ thời gian thuê.
Bạn cũng có thể thêm ghi chú nội bộ trên màn hình này. Ghi chú này chỉ hiển thị cho nhân viên.
Bên dưới phần tóm tắt, thời gian tiêu chuẩn “Pick-up” và “Return” được hiển thị.
Nếu phương tiện được nhận hoặc trả ngoài giờ làm việc tiêu chuẩn, hệ thống sẽ thêm phí bổ sung.
Nếu bạn đã thỏa thuận với khách hàng về giảm giá hoặc phụ phí riêng, bạn có thể điều chỉnh giá cuối cùng bằng cách nhấn vào số tiền ở phía dưới màn hình.
Nếu tất cả thông tin đều chính xác, nhấn “Confirm reservation”.
Đặt thuê sẽ được lưu trong hệ thống và đơn đặt thuê sẽ xuất hiện trong danh sách với trạng thái “Confirmed”.
Bước 6.
Kiểm tra rằng đặt thuê đã được tạo
Sau khi xác nhận, hệ thống sẽ đưa bạn trở lại trang “Reservations”.
Đặt thuê mới sẽ xuất hiện trong danh sách với ngày, tên khách hàng, mã đặt thuê và giá.
Từ trang này, bạn có thể mở chi tiết đặt thuê, xác nhận hoặc hủy đơn hàng, thay đổi trạng thái và in hợp đồng.
Hoàn tất
Đặt thuê ngoại tuyến đã được tạo
Bạn đã tạo đặt thuê theo ngày thuê và chọn phương tiện có sẵn.
Chế độ này hữu ích khi khách hàng liên hệ trực tiếp hoặc qua điện thoại và bạn chưa biết trước khách muốn thuê phương tiện nào.
Nếu bạn cần đặt một phương tiện cụ thể, hãy sử dụng tab “By vehicle”. Ở chế độ này, bạn có thể chọn phương tiện từ fleet, đặt ngày và xác nhận giá mà không cần tìm kiếm theo tình trạng có sẵn trước.
Lưu ý: đặt thuê Walk-in ngoại tuyến không chịu hoa hồng dịch vụ. Giá được tính theo mẫu giá đã chọn cho phương tiện, còn các tùy chọn bổ sung và phí phụ thu được thêm riêng.
