Yêu cầu trực tuyến và
quy trình xác nhận
Ownima cho phép bạn nhận các yêu cầu đặt thuê trực tuyến từ khách hàng muốn thuê phương tiện. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ biết các yêu cầu mới xuất hiện ở đâu, “Confirmation Process” hoạt động như thế nào, và cách phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu đặt thuê trực tuyến trong CRM.
Lưu ý: ứng dụng có sẵn bằng nhiều ngôn ngữ: tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Thái và tiếng Việt. Tên nút và mục menu có thể khác nhau ở các phiên bản ngôn ngữ khác nhau. Trong hướng dẫn CRM dành cho doanh nghiệp cho thuê này, ảnh chụp màn hình được lấy từ phiên bản giao diện tiếng Anh.
Bước 1.
Hiểu yêu cầu trực tuyến đến từ đâu
Ownima hỗ trợ yêu cầu đặt thuê trực tuyến từ hai kênh:
- Trang web của công ty bạn. Kênh này bao gồm landing page và widget tìm kiếm phương tiện. Khách hàng có thể chọn ngày thuê, tính giá thuê và gửi yêu cầu đặt thuê. Việc thiết lập trang web và kết nối widget được mô tả trong một bài viết riêng.
- Marketplace trực tuyến của Ownima. Đây là nền tảng nơi các ưu đãi từ nhiều công ty cho thuê khác nhau sẽ được hiển thị. Marketplace hiện đang được phát triển và dự kiến ra mắt vào cuối năm 2026.
Quy trình xử lý yêu cầu giống nhau cho cả hai kênh.
Điểm khác biệt duy nhất có thể là mức hoa hồng dịch vụ. Điều kiện hoa hồng hiện tại cần được kiểm tra trong ứng dụng.
Ownima không xử lý thanh toán của khách hàng. Tất cả thanh toán và thỏa thuận tài chính được thực hiện trực tiếp giữa bạn và khách hàng.
Yêu cầu trực tuyến không được xác nhận tự động. Mỗi yêu cầu cần được phê duyệt thủ công qua hai giai đoạn. Trong hệ thống, quy trình này được gọi là “Confirmation Process”.
Yêu cầu của khách hàng có hiệu lực trong 24 giờ. Chúng tôi khuyên bạn nên xem xét các yêu cầu mới càng sớm càng tốt. Nếu không có hành động nào trong vòng 24 giờ, yêu cầu sẽ bị hủy tự động.
Lưu ý: yêu cầu trực tuyến cần xác nhận thủ công từ cả hai bên. Trước tiên, chủ doanh nghiệp bắt đầu quy trình xác nhận, sau đó khách hàng xác nhận ý định thuê, và sau đó chủ doanh nghiệp đưa ra quyết định cuối cùng.
Bước 2.
Kiểm tra các yêu cầu đặt thuê mới
Khi có yêu cầu đặt thuê phương tiện mới, bạn sẽ nhận được thông báo qua email.
Yêu cầu này cũng sẽ xuất hiện trong ứng dụng:
- trên màn hình chính;
- trong phần thông báo;
- trong phần “Reservations” ở menu phía dưới.
Nếu có các đặt thuê cần xác nhận, số lượng sẽ được hiển thị trên tab “Pending”.
Bước 3.
Xem xét yêu cầu và đưa ra quyết định sơ bộ
Nhấn vào đặt thuê có trạng thái “Pending” để mở chi tiết yêu cầu.
Kiểm tra thông tin khách hàng, ngày thuê, phương tiện đã chọn, giá và các điều kiện bổ sung.
Nếu bạn sẵn sàng cho thuê phương tiện này trong khoảng thời gian đã chọn và theo mức giá hiển thị, hãy nhấn “Start confirmation”.
Nếu yêu cầu không phù hợp, hãy nhấn “Decline”.
Sau khi bạn nhấn “Start confirmation”, khách hàng sẽ nhận được thông báo rằng bạn sẵn sàng cung cấp phương tiện theo các điều kiện này.
Sau đó, khách hàng phải xác nhận ý định thuê phương tiện. Khách hàng cũng có 24 giờ để xác nhận.
Lưu ý: khách hàng phải mở trang web của bạn và xác nhận yêu cầu bằng cách nhấn “Confirm the deal” trong vòng 24 giờ. Nếu khách hàng không xác nhận yêu cầu đúng hạn, đặt thuê sẽ bị hủy tự động. Sau khi khách hàng xác nhận yêu cầu, yêu cầu đó sẽ chuyển sang cột “Owner”.
Bước 4.
Đưa ra quyết định cuối cùng cho yêu cầu
Mở phần “Confirmations”.
Trong cột “Owner”, bạn sẽ thấy các yêu cầu đang chờ quyết định cuối cùng từ chủ điểm cho thuê.
Mở yêu cầu cần xử lý.
Nếu bạn phê duyệt đặt thuê, hãy nhấn “Confirm the deal”.
Nếu bạn cần hủy yêu cầu, hãy nhấn “Cancel reservation” ở cuối màn hình.
Hoàn tất
Yêu cầu trực tuyến đã được xử lý
Bạn đã xem xét và xác nhận yêu cầu đặt thuê trực tuyến. Khách hàng của bạn sẽ nhận được xác nhận qua email.
Danh sách tất cả đặt thuê có trong phần “Reservations” ở menu phía dưới.
Chuẩn bị phương tiện và chờ khách hàng vào ngày đã hẹn.
Vào ngày nhận xe, nhiệm vụ bàn giao phương tiện sẽ xuất hiện trên màn hình chính.
Bạn cũng có thể lọc đặt thuê theo trạng thái bằng cách chuyển đổi giữa các cột.
Lưu ý: sau khi đặt thuê được xác nhận, tiếp tục làm việc với đặt thuê đó trong phần “Reservations”. Việc bàn giao phương tiện, nhận lại phương tiện và các thao tác với hợp đồng được mô tả trong các bài viết riêng của cơ sở kiến thức.
