Как создавать и использовать шаблоны
договоров аренды транспорта в CRM
Ownima позволяет автоматически создавать PDF-договоры аренды между вашим арендным сервисом и клиентом. Договор формируется для конкретной резервации автомобиля, мотоцикла или другого типа транспорта.
Замечание: скриншоты в этой инструкции показаны на английском языке. Интерфейс доступен на следующих языках: русском, английском, тайском, португальском, испанском, индонезийском и вьетнамском.
Шаг 1.
Разберитесь, как работают шаблоны договоров
Система автоматически добавляет в договор основные данные резервации: номер резервации, источник заказа, дату создания, информацию о транспорте, даты “Pick-up” и “Return”, срок аренды, стоимость аренды, депозит и итоговую цену.
Также в документ попадают данные арендной компании, данные клиента, контактная информация обеих сторон и поля для подписи.
Шапка договора и нижний блок с данными сторон формируются автоматически и имеют одинаковую структуру для всех договоров.
Основной текст договора размещается между этими двумя блоками. Этот текст создаётся и редактируется арендной компанией в шаблоне договора.
Вы можете создавать неограниченное количество шаблонов договоров. Это удобно, если у вас разные условия аренды для автомобилей, мотоциклов или других типов транспорта, а также если нужны договоры на разных языках.
В основной текст шаблона можно добавить правила аренды, условия ответственности, условия оплаты, правила возврата депозита, штрафы, ограничения по пробегу, требования к топливу и другие условия вашей компании.
Замечание: переменные внутри текста шаблона договора использовать нельзя. Данные клиента и резервации автоматически добавляются только в стандартную шапку и нижний блок договора. Основной текст шаблона остаётся фиксированным и редактируется арендной компанией вручную.
Готовый PDF-договор можно распечатать или отправить клиенту.
Шаг 2.
Создайте шаблон договора
Чтобы создать шаблон договора, откройте раздел “Contract templates” в боковом меню.
Нажмите “Add new” и введите название шаблона, например “Economy cars”.
Затем нажмите “Apply”.
Если вы хотите изменить уже созданный шаблон, нажмите на него в списке.
Шаг 3.
Отредактируйте текст договора
Введите текст договора аренды с условиями, которые действуют в вашей арендной компании.
Это поле не поддерживает переменные резервации. Например, вы не можете автоматически подставить имя клиента, цену, номер телефона или другие данные сторон внутрь этого текста.
Эти данные автоматически добавляются в шапку и нижний блок договора.
После редактирования текста нажмите “Save changes”.
После сохранения можно посмотреть пример договора, нажав “Preview PDF”.
Шаг 4.
Сформируйте PDF-договор для конкретной резервации
Чтобы скачать и распечатать договор, откройте нужную резервацию в разделе “Reservations” в нижнем меню.
Нажмите “Draw up a contract”.
Выберите нужный шаблон договора из списка.
После этого система предложит сохранить PDF-договор на ваше устройство.
После сохранения файла вы можете распечатать договор или отправить его клиенту.
Ниже приведён пример готового договора, сгенерированного системой.
Готово
Теперь вы можете работать с шаблонами договоров
Вы научились создавать и редактировать шаблоны договоров в Ownima.
Теперь вы можете подготовить разные шаблоны для разных типов транспорта, формировать PDF-договоры для конкретных резерваций и использовать их при передаче автомобиля, мотоцикла или другого транспорта клиенту.
